امین سیستم آرمان
تولید و ارائهکننده راهکارهای مالی و اداری
مدیریت سفارش، هزینه و سود واقعی
راهکارهای آمیسا برای مدیریت سفارشها، کنترل مصرف مواد اولیه، پیگیری مراحل انجام سفارش و محاسبه دقیق هزینه و سود در صنعت چاپ.
در کسبوکارهای چاپ، مدیریت سفارشها، مواد اولیه، هزینهها و قیمتگذاری میتواند پیچیده و زمانبر باشدکه آمیسا با امکانات تخصصی خود، این چالشها را سادهتر کرده است.
فرض کنید یک مشتری برای چاپ ۱۰۰۰ عدد جعبه تبلیغاتی به چاپخانه شما مراجعه کرده است. برای انجام این سفارش، علاوه بر هزینه اصلی چاپ، ممکن است هزینههایی مانند کاغذ یا مقوا، مرکب، برش، سلفون، صحافی، UV، طلاکوب و سایر خدمات نیز وجود داشته باشد.
در نگاه اول ممکن است مبلغ فروش سفارش مشخص باشد؛ اما آیا میدانید در پایان این سفارش دقیقاً چه مقدار هزینه کردهاید و چه میزان سود به دست آوردهاید؟
در فرآیند انجام یک سفارش چاپ، هزینهها معمولاً در مراحل مختلف ایجاد میشوند. بخشی از مواد اولیه از انبار مصرف میشود، بعضی خدمات داخل مجموعه انجام میشوند و برخی دیگر ممکن است توسط مجموعههای دیگر انجام شوند.
اگر این هزینهها بهصورت جداگانه و بدون ارتباط با سفارش ثبت شوند، در پایان کار جمعآوری اطلاعات دشوار خواهد شد. برای مثال ممکن است هزینه کاغذ مشخص باشد، اما هزینه سلفون یا صحافی سفارش در جای دیگری ثبت شده باشد. در نتیجه، مشخص کردن هزینه واقعی سفارش و سود حاصل از آن میتواند زمانبر و حتی همراه با خطا باشد.
در آمیسا، اطلاعات سفارش و هزینههای مرتبط با آن قابل ثبت و پیگیری است. کاربر میتواند سفارش موردنظر را مشخص کرده و هزینههای مختلفی را که در فرآیند انجام آن ایجاد شده است، در ارتباط با همان سفارش ثبت کند.
به این ترتیب، هزینههایی مانند مواد اولیه، خدمات چاپ، برش، صحافی، سلفون و سایر خدمات قابل شناسایی و بررسی خواهند بود و اطلاعات مربوط به آنها در فرآیند محاسبات سفارش مورد استفاده قرار میگیرد.
در نتیجه، بهجای اینکه کاربر برای محاسبه هزینه یک سفارش، اطلاعات را از بخشهای مختلف جمعآوری و بهصورت جداگانه بررسی و محاسبه کند، اطلاعات مرتبط با سفارش در نرمافزار قابل پیگیری خواهد بود.
با این روش، مدیر چاپخانه میتواند تصویر دقیقتری از عملکرد هر سفارش داشته باشد و بررسی کند:
- این سفارش چه میزان هزینه داشته است؟
- چه مبلغی به مشتری فروخته شده است؟
- چه هزینههایی برای انجام آن ایجاد شده است؟
- در نهایت چه میزان سود از سفارش به دست آمده است؟
به این ترتیب، نرمافزار علاوه بر ثبت اطلاعات مالی، به کنترل بهتر هزینهها و تصمیمگیری دقیقتر درباره سفارشها کمک میکند.
فرض کنید یک چاپخانه در طول روز سفارشهای مختلفی دریافت میکند. برای انجام این سفارشها، موادی مانند کاغذ، مقوا، مرکب، زینک، سلفون و سایر ملزومات چاپ از انبار خارج و مصرف میشوند. همزمان نیز ممکن است مواد اولیه جدید خریداری و وارد انبار شوند.
با افزایش تعداد سفارشها، کنترل این حجم از ورود و خروج کالا اهمیت بیشتری پیدا میکند.
یکی از چالشهای مهم در چاپخانه، این است که مشخص باشد چه مقدار از هر ماده اولیه در انبار موجود است، چه مقدار مصرف شده و این مواد برای کدام سفارش استفاده شدهاند.
برای مثال، ممکن است چند سفارش مختلف در طول یک روز از یک نوع کاغذ استفاده کنند. اگر مصرف هر سفارش بهدرستی ثبت نشود، در پایان روز یا ماه مشخص کردن میزان مصرف واقعی و موجودی باقیمانده دشوار خواهد بود.
از طرف دیگر، اگر موجودی سیستم با موجودی واقعی انبار مطابقت نداشته باشد، ممکن است هنگام ثبت یک سفارش جدید تصور شود که مواد اولیه کافی در اختیار دارید، در حالی که موجودی واقعی کمتر از مقدار موردنیاز است.
در آمیسا، اطلاعات ورود و خروج مواد اولیه و مصرف آنها در ارتباط با فرآیندهای انبار ثبت و قابل پیگیری است. به این ترتیب، با خرید و ورود کالا به انبار، موجودی آن ثبت میشود و هنگام مصرف مواد برای سفارشها نیز خروج آنها از موجودی قابل ثبت و کنترل خواهد بود.
همچنین میتوان مشخص کرد که مواد مصرفشده مربوط به کدام سفارش بودهاند؛ بنابراین اطلاعات مصرف مواد تنها به کاهش موجودی انبار محدود نمیشود و ارتباط آن با سفارش نیز قابل پیگیری خواهد بود.
با این روش، کاربر میتواند در هر زمان اطلاعات دقیقتری از موجودی مواد اولیه، میزان مصرف و گردش کالاها داشته باشد و بررسی کند که چه موادی برای سفارشهای مختلف مصرف شدهاند.
در نتیجه، کنترل موجودی انبار سادهتر شده، احتمال اختلاف بین موجودی واقعی و اطلاعات ثبتشده کاهش پیدا میکند و برنامهریزی برای خرید مواد اولیه و انجام سفارشهای جدید نیز با اطلاعات دقیقتری انجام میشود.
فرض کنید یک چاپخانه در طول روز چندین سفارش مختلف از مشتریان دریافت میکند. هر سفارش ممکن است مراحل مختلفی مانند ثبت سفارش، طراحی، آمادهسازی، چاپ، برش، صحافی، بستهبندی و تحویل داشته باشد.
با افزایش تعداد سفارشها، پیگیری وضعیت هر سفارش اهمیت زیادی پیدا میکند؛ زیرا ممکن است هر سفارش در مرحله متفاوتی قرار داشته باشد و لازم باشد کاربر بداند کدام سفارش آماده چاپ است، کدام سفارش در حال انجام است و کدام سفارش آماده تحویل به مشتری شده است.
اگر وضعیت سفارشها بهصورت منظم ثبت و پیگیری نشود، ممکن است برای اطلاع از وضعیت یک سفارش، کاربر مجبور شود اطلاعات را از افراد مختلف یا بخشهای مختلف مجموعه دریافت کند.
برای مثال، مشتری با شما تماس میگیرد و میپرسد: «سفارشم به کجا رسید؟»
اگر مشخص نباشد سفارش در چه مرحلهای قرار دارد، ممکن است برای پاسخ به مشتری لازم باشد بررسی کنید که سفارش در بخش طراحی است، وارد مرحله چاپ شده یا برای انجام خدماتی مانند برش و صحافی ارسال شده است.
این موضوع زمانی که تعداد سفارشها زیاد باشد، میتواند باعث اتلاف زمان، تأخیر در پاسخگویی و حتی فراموش شدن برخی سفارشها شود.
در آمیسا، امکان ثبت و مدیریت وضعیت سفارشها وجود دارد. به این ترتیب، مراحل مختلف انجام سفارش را میتوان در سیستم مشخص و پیگیری کرد.
برای مثال، میتوان وضعیت یک سفارش را از ثبت اولیه به مرحله طراحی، چاپ، برش، صحافی یا آماده تحویل تغییر داد. با ثبت این اطلاعات، وضعیت فعلی سفارش در سیستم مشخص خواهد بود و کاربران میتوانند بدون نیاز به پیگیری از بخشهای مختلف، از آخرین وضعیت آن مطلع شوند.
همچنین با ثبت منظم وضعیت سفارشها، سوابق مراحل انجام کار نیز قابل پیگیری خواهد بود و مشخص میشود که هر سفارش در چه مرحلهای قرار دارد یا چه مراحلی را پشت سر گذاشته است.
با این قابلیت، مدیریت سفارشهای در حال انجام منظمتر میشود و کاربر میتواند در هر زمان بررسی کند:
- هر سفارش در چه مرحلهای قرار دارد؟
- کدام سفارشها هنوز در حال انجام هستند؟
- کدام سفارشها آماده تحویلاند؟
- کدام سفارشها مراحل مختلف تولید را پشت سر گذاشتهاند؟
در نتیجه، پیگیری سفارشها سادهتر شده و پاسخگویی به مشتریان نیز با اطلاعات دقیقتر و سرعت بیشتر انجام میشود. همچنین مدیر مجموعه دید بهتری نسبت به وضعیت سفارشهای در حال انجام خواهد داشت و میتواند فرآیند انجام سفارشها را بهتر مدیریت کند.