مدیریت منعطف حقوق و دستمزد و فرآیندهای مالی

در بسیاری از شرکت‌های خدماتی، کسورات حقوق کارکنان صرفاً به بیمه، مالیات و چند مورد ثابت محدود نمی‌شود. بسته به نوع فعالیت شرکت، قرارداد پرسنل و سیاست‌های داخلی سازمان، ممکن است انواع مختلفی از کسورات در طول ماه وجود داشته باشد؛ از اقساط و مساعده گرفته تا کسورات اختصاصی هر مجموعه.

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که نرم‌افزار حقوق و دستمزد تنها تعداد محدودی آیتم ثابت داشته باشد یا روش محاسبه تمام کسورات را از قبل تعیین کرده باشد.

در چنین شرایطی، واحد مالی مجبور می‌شود بخشی از محاسبات را خارج از نرم‌افزار و معمولاً در Excel انجام دهد و مبلغ نهایی را به‌صورت دستی وارد سیستم کند. این روش علاوه بر افزایش حجم عملیات ماهانه، احتمال اشتباه در ثبت اطلاعات را نیز بالا می‌برد.

در آمیسا ساختار کسورات به‌صورت منعطف طراحی شده است. بیش از ۱۰ فیلد قابل استفاده برای مدیریت مزایا و کسورات در اختیار مجموعه قرار دارد و هر یک می‌تواند متناسب با نیاز سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

مهم‌تر از تعداد فیلدها، امکان تعریف منطق محاسباتی متفاوت برای کسورات است. یک کسور می‌تواند مبلغ ثابت داشته باشد، بر اساس اطلاعات پرسنل محاسبه شود یا تابع شرایط و فرمول‌های اختصاصی سازمان باشد.

در مواردی که قواعد محاسباتی پیچیده‌تر باشند نیز امکان توسعه منطق اختصاصی در سطح سیستم وجود دارد.

تعریف مزایای مختلف برای گروه‌های مختلف کارکنان

ساختار مزایای کارکنان در همه شرکت‌ها یکسان نیست. ممکن است یک مجموعه علاوه بر مزایای عمومی، پرداخت‌های دیگری متناسب با نوع قرارداد، سمت، شرایط کاری، پروژه، سیاست‌های داخلی یا گروه پرسنلی داشته باشد.

در این شرایط، استفاده از یک نرم‌افزار با چند عنوان ثابت برای مزایا پاسخگوی نیاز واقعی سازمان نخواهد بود. در بسیاری از مجموعه‌ها نتیجه این محدودیت، ایجاد فایل‌های Excel جداگانه برای محاسبه مزایا و سپس انتقال دستی مبلغ نهایی به سیستم حقوق و دستمزد است.

در آمیسا امکان تعریف و مدیریت انواع مزایای ماهانه در نظر گرفته شده است. برای هر آیتم می‌توان نحوه محاسبه متناسب با قواعد سازمان را تعریف کرد.

به همین دلیل، الزاماً همه کارکنان یک نوع مزایا یا یک روش محاسبه مشابه ندارند. قواعد پرداخت می‌توانند متناسب با قرارداد، گروه پرسنلی یا سایر شرایط سازمان تغییر کنند.

در مواردی که محاسبه مزایا دارای منطق خاصی باشد نیز سیستم محدود به چند فرمول از پیش تعیین‌شده نیست و امکان پیاده‌سازی فرمول اختصاصی وجود دارد.

یکی از بزرگ‌ترین محدودیت‌های بسیاری از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، وابستگی به فرمول‌های ثابت است. اما در محیط واقعی کسب‌وکار، همیشه نمی‌توان تمام محاسبات را در چند فرمول عمومی خلاصه کرد.

ممکن است یک شرکت برای: حقوق، مزایا، کسورات، اضافه‌کاری، تأخیر، کارکرد، یا سایر اجزای حقوق قواعد اختصاصی خود را داشته باشد.

اگر نرم‌افزار این انعطاف را نداشته باشد، سازمان ناچار می‌شود بخشی از محاسبات را در Excel انجام دهد، سیستم‌های جانبی ایجاد کند یا حتی فرآیند داخلی خود را به‌خاطر محدودیت نرم‌افزار تغییر دهد.

در آمیسا، ساختار محاسبات حقوق به‌صورت فرمول‌پذیر و قابل توسعه طراحی شده است. بخش قابل‌توجهی از قواعد محاسباتی مستقیماً از داخل نرم‌افزار قابل تنظیم است.

در سناریوهای پیچیده‌تر نیز امکان توسعه منطق محاسباتی اختصاصی، از جمله از طریق Functionهای پایگاه داده، وجود دارد.

بنابراین می‌توان شرایط و فرمول‌هایی را پیاده‌سازی کرد که دقیقاً مطابق رویه واقعی شرکت باشند. به‌عنوان مثال، یک آیتم می‌تواند برای یک گروه از پرسنل با یک روش و برای گروه دیگری با روش متفاوتی محاسبه شود.

یک فرمول اضافه‌کاری برای همه سازمان‌ها کافی نیست

اضافه‌کاری، تأخیر و سایر عوامل مرتبط با کارکرد، از مهم‌ترین ورودی‌های محاسبه حقوق هستند. اما روش محاسبه آنها در همه سازمان‌ها یکسان نیست.

ممکن است یک شرکت برای گروه خاصی از کارکنان ضریب مشخصی داشته باشد، برای قرارداد دیگری شرایط متفاوتی تعریف کند یا حتی روش محاسبه بر اساس نوع کارکرد تغییر کند. نرم‌افزاری که تنها یک روش ثابت برای اضافه‌کاری یا تأخیر داشته باشد، در چنین سازمانی خیلی زود با محدودیت مواجه می‌شود.

در آمیسا، اضافه‌کاری و تأخیر همانند سایر اجزای حقوق قابلیت تعریف فرمول و شرایط اختصاصی دارند. می‌توان روش محاسبه را بر اساس نیاز سازمان تغییر داد و برای گروه‌ها یا ساختارهای مختلف، قواعد متفاوتی در نظر گرفت.

اطلاعات کارکرد نیز می‌تواند مستقیماً از سیستم حضور و غیاب وارد نرم‌افزار شود تا محاسبات بر اساس داده‌های واقعی انجام شوند.

با تغییر فرآیند مالیات حقوق، مبلغ مالیات کارکنان می‌تواند پس از ارسال اطلاعات از سوی کارفرما، توسط سازمان امور مالیاتی محاسبه و اعلام شود. در یک شرکت با تعداد زیاد پرسنل، وارد کردن دستی مالیات اعلام‌شده برای تک‌تک افراد هم زمان‌بر است و هم احتمال اشتباه بالایی دارد. یک اشتباه ساده در تطبیق شخص و مبلغ می‌تواند باعث ایجاد مغایرت در حقوق نهایی شود.

در راهکار آمیسا، فایل Excel خروجی سامانه مالیاتی دریافت می‌شود. سیستم اطلاعات موجود در فایل را بر اساس کد ملی پرسنل با اطلاعات کارکنان موجود در نرم‌افزار تطبیق می‌دهد.

پس از انجام این تطبیق، مبلغ اعلام‌شده برای هر فرد در فیلد مربوط به مالیات همان پرسنل قرار می‌گیرد و وارد فرآیند محاسبه حقوق می‌شود. بنابراین کاربر مجبور نیست مبالغ را برای هر فرد به‌صورت دستی وارد کند.

محاسبه صحیح حقوق پایان کار واحد مالی نیست. پس از نهایی شدن حقوق، اطلاعات پرداخت باید مطابق فرمت مورد قبول بانک آماده شود تا پرداخت گروهی کارکنان انجام گیرد. بانک‌های مختلف ممکن است ساختار و قالب متفاوتی برای فایل پرداخت داشته باشند.

اگر این مرحله خارج از نرم‌افزار انجام شود، واحد مالی مجبور است مجدداً اطلاعات حساب و مبالغ را استخراج و در قالب موردنظر بانک آماده کند. این کار هم وقت‌گیر است و هم یک مرحله ورود و پردازش مجدد اطلاعات ایجاد می‌کند.

آمیسا امکان تعریف چندین قالب بانکی را فراهم می‌کند. بر اساس نمونه و فرم اعلام‌شده از طرف بانک، قالب موردنظر در سیستم تعریف می‌شود و پس از نهایی شدن حقوق، فایل پرداخت گروهی از اطلاعات موجود در نرم‌افزار تولید می‌شود.

به این ترتیب یک مجموعه می‌تواند با توجه به بانک مورد استفاده خود، خروجی مناسب همان بانک را تهیه کند.

یکی از مشکلات رایج هنگام انتخاب نرم‌افزار حقوق و دستمزد، ارتباط آن با سیستم حضور و غیاب است. شرکت‌ها ممکن است از نرم‌افزارها، دستگاه‌ها و برندهای مختلف استفاده کنند و حتی در طول زمان سیستم حضور و غیاب خود را تغییر دهند.

اگر نرم‌افزار حقوق تنها با یک برند خاص سازگار باشد، سازمان برای ادامه کار با محدودیت جدی مواجه می‌شود. از طرف دیگر، ورود دستی ساعت کار، اضافه‌کاری، تأخیر و سایر اطلاعات کارکرد نیز برای تعداد زیاد پرسنل منطقی نیست.

راهکار آمیسا به یک نرم‌افزار یا برند خاص حضور و غیاب وابسته نیست. بسته به امکانات سیستم مبدأ، اطلاعات می‌توانند از روش‌های مختلف دریافت شوند؛ از جمله: Excel و فایل‌های واسط، فایل‌های متنی، API یا ارتباط مستقیم با سیستم مبدأ.

ساختار دریافت اطلاعات متناسب با خروجی نرم‌افزار حضور و غیاب پیاده‌سازی می‌شود و داده‌های کارکرد وارد فرآیند حقوق می‌شوند.

یکی از ویژگی‌های شرکت‌های خدماتی، تنوع بالای ساختار پرسنلی است. ممکن است کارکنان یک مجموعه دارای قراردادهای مختلف باشند، تحت دفاتر بیمه متفاوت قرار بگیرند یا اطلاعات آنها بر اساس ساختارهای مالیاتی مختلف مدیریت شود. در عین حال، نحوه محاسبه برخی اجزای حقوق برای این گروه‌ها الزاماً یکسان نیست.

استفاده از یک ساختار ثابت برای تمام کارکنان در چنین شرایطی می‌تواند باعث پیچیدگی، محاسبات جانبی و افزایش عملیات دستی شود.

در آمیسا امکان تعریف انواع قراردادهای پرسنلی، دفاتر بیمه و دفاتر مالیات وجود دارد. این موارد صرفاً اطلاعات شناسنامه‌ای نیستند؛ بلکه می‌توانند در منطق محاسبات حقوق نیز مورد استفاده قرار گیرند.

به این معنا که نحوه محاسبه یک آیتم می‌تواند متناسب با قرارداد یا ساختاری که پرسنل در آن قرار گرفته است تغییر کند. برای مثال، دو گروه پرسنلی در یک شرکت می‌توانند قواعد متفاوتی برای یک مزایا، کسور یا عامل کارکرد داشته باشند و هر دو ساختار در همان سیستم مدیریت شوند.

در بسیاری از شرکت‌های خدماتی صرفاً دانستن «کل هزینه حقوق» کافی نیست. مدیریت می‌خواهد بداند:

• چه مقدار هزینه حقوق مربوط به یک پروژه بوده؟
• هزینه نیروی انسانی یک قرارداد چقدر است؟
• هر مرکز هزینه چه میزان هزینه پرسنلی ایجاد کرده؟
• سهم واحدهای مختلف از هزینه حقوق چقدر است؟

اگر این تفکیک در زمان ثبت سند حسابداری انجام نشود، استخراج بهای واقعی فعالیت‌ها دشوار خواهد شد.

در تنظیمات صدور سند حقوق و دستمزد، امکان تخصیص هزینه‌ها به ساختار حسابداری مجموعه وجود دارد. به این ترتیب هزینه‌های پرسنلی می‌توانند هنگام صدور خودکار سند، بر اساس تنظیمات تعریف‌شده به پروژه، قرارداد یا مرکز هزینه مرتبط تخصیص داده شوند.